Выбор помещения для предприятия
Стоимость услуг по регистрации юридических лиц
После принятия решения о создании непосредственно организации вопросом поиска помещения для бизнеса необходимо заняться сразу. Дело в том, что подходящие варианты появляются редко, существуют недолго и длительность их подбора непредсказуема. Идеально, чтобы вы сняли помещение одновременно с выходом документов из регистрации и открытием расчетного счета, а они совпали с началом вашей деятельности. Но рассчитывать на такое везение не стоит. «Холостой ход» аренды у вас, скорее всего, образуется.
Возможно, что на начальном этапе деятельности офисное помещение вам не понадобится. Я сам работал на домашнем телефоне достаточно длительное время. Это существенно экономит средства. Рассмотрите такой вариант.
При выборе места для аренды четко определитесь, какое вам необходимо (именно необходимо, а не подойдет) помещение и где. Определитесь, расположение в каких районах вам абсолютно не подойдет. После этого те районы даже не обсуждайте и на просмотры не соглашайтесь. Решите, сколько вы готовы платить за аренду. (Данная величина уже должна была быть в вашем бизнес-плане.) После этого приступайте к поискам. Не выходите за рамки критериев подбора. Все три составляющие должны совпасть (какое, где, сколько). Вам не подойдет помещение, куда не поедут клиенты или которое не будет соответствовать имиджу вашего предприятия. Вас не устроит помещение, не подходящее по технологическим возможностям. Ну и, конечно, вы не сможете платить за него больше, чем у вас есть денег. Последнее нужно помнить особенно. Вам может попасться помещение, просто идеально подходящее для вас, но дороже, причем не на 1000 р., а на 10 000. И вы согласитесь. А денег на это не заложено. Ваши затраты и без этого будут выше запланированных. Не тратьте сверх необходимого. Придет время — потратите. Если выяснится, что на запланированную вами сумму снять помещение невозможно, пересчитайте финансовый план.
Помещение необходимо брать только тогда, когда вы полностью уверены, что оно вам подходит. Не пытайтесь убедить себя, что оно, в общем-то, ничего, что машина здесь все же впишется, клиенты найдут, персонал как-нибудь рассядется и т. п. Если не подходит, то не подходит. Без вариантов. Переезды губительно сказываются на бизнесе. Для начала в неподходящем месте вы можете просто не развиться. Даже если и удастся подняться, то при переезде необходимо перенести телефоны, что не всегда возможно, оповестить всех клиентов, что требует времени, поменять координаты во всех источниках информации и не повторить прежних ошибок.
Технология поиска помещения проста. Когда определитесь с параметрами, даете задачу подобрать аренду агентствам по недвижимости. Нескольким сразу. Выделите на каждое агентство отдельный листок в тетради; если тетрадь формата А5, то по два листочка. Впишете название каждого агентства, телефон агентства и агента, ФИО агента, дату первого контакта. Приготовьтесь к тому, что вам будут предлагать не то, что вы заказывали. Агентам необходимо напоминать о себе, т. е. звонить им примерно через каждые два дня. Иначе толку не будет. Они занимаются вашей заявкой максимум два-три дня, потом перестают. Обычная стоимость услуги агентства — сумма, равная месячной арендной плате. Если вы ищете большое помещение и цифра получается весьма приличная, то это повод поторговаться. Трудозатраты агентства и агента при подборе помещений всегда примерно одинаковы, что с большим помещением, что с маленьким. К тому же, по моему опыту, найти помещение начиная от 300 квадратных метров и более проще, чем маленькое. Маленькие разбирают моментально. Поэтому торгуйтесь, не стесняясь.
Можно искать помещение самому. Идете пешком или едете на машине по предполагаемому району аренды и заходите в каждую проходную. В прямом смысле. Зашли и спрашиваете у охраны — сдается ли что-нибудь в аренду. Методично, организацию за организацией, независимо от названия и формы собственности. Как минимум получите собственное представление, что творится на рынке аренды и сколько это стоит. Опыт очень полезный, я такое проделывал. Правда, сняли в итоге через агентство, но к тому моменту у меня уже все иллюзии исчезли и я четко знал, что нам подходит. Способ хороший, позволяет экономить деньги, но требует времени и терпения. Здесь везение почти в чистом виде.
Еще путь — озадачить всех своих знакомых. Вдруг да поможет. Также советую регулярно просматривать объявления в специализированных изданиях и бизнес-прессе. Можно дать объявление самим. Только по телефону не говорите об оплате наличными, речь о расчетах ведите только при личной встрече, после осмотра объекта аренды. Суммы относительно небольшие, но рисковать ни к чему. При подаче объявления можно говорить, что вы обычный сотрудник, которому поручили это дело.
Все эти способы желательно сочетать. Быстрее найдете. Время, которое уйдет на поиски, непредсказуемо.
Когда вы будете искать помещение, ваше предприятие еще может находиться в стадии регистрации. Соответственно печати и реквизитов у вас еще не будет. Арендодателю объясняйте это, не стесняясь. Ситуация вполне нормальная, не такая редкая. Обычно вторая сторона соглашается принять залог наличными и подождать пару недель.
Переговоры необходимо вести с лицом, способным ответить на все ваши вопросы. Оно должно иметь не только знания, но и право давать ответы. Перед началом беседы постарайтесь тактично это выяснить. Бывает, что дирекции некогда и беседовать приходится, например, с главным инженером. Не постесняйтесь спросить у второстепенного лица, действительно ли оно владеет ответами на все ваши вопросы или придется уточнить их у вышестоящего начальства.
Что необходимо выяснить при обсуждении условий аренды:
- Имеет ли право арендодатель сдавать помещение в аренду, т. е. имеется ли у него право собственности на данное помещение.
- На какой срок заключается договор аренды. До одного года считается краткосрочный договор, более одного года — долгосрочный договор, который в соответствии с Гражданским кодексом РФ необходимо регистрировать в государственных органах.
- Облагается ли арендная плата НДС. Если вы его платите, то вам всегда предпочтительны условия с указанием НДС в счет-фактуре и акте выполненных работ. Они выдаются по итогам аренды каждого месяца. Уточните дважды, в начале разговора и в конце. Разница для вас 18% от суммы.
- Какая стоимость аренды обсуждается — с НДС или без НДС. Разница все те же 18% — немало. Тоже уточните дважды.
- Сколько из этой суммы будет идти официальным платежом, сколько неофициальным. Кто будет принимать неофициальную сумму.
- Входят ли в стоимость аренды коммунальные платежи (электричество, вода, вывоз мусора), охрана. Несет ли материальную ответственность охрана.
- Как часто меняется стоимость аренды и услуг. От чего это зависит.
- Уточните график платежей. Берут ли предоплату за последний месяц аренды. Иначе после заключения договора вас может ждать неприятный сюрприз в виде двойного первого платежа.
- Платные или нет вход и въезд клиентов к вам. Как они будут оплачиваться (наличный, безналичный). Если наличные, то «черные» или «белые».
- Телефоны. Кто оператор. Если вам предоставляют номер, будет ли он индивидуальным или параллельным (в том числе и через АТС).
- Возможно ли увеличение количества телефонных линий. Узнайте, через какого оператора производится увеличение и по какой технологии. Обязательно созвонитесь с оператором и уточните эту информацию.
- Узнайте, какие коммуникации проходят через потенциальное помещение. Как часто происходят их ремонт и обслуживание. Кто это делает. Планируются ли вообще какие-либо ремонты, переносы коммуникаций и когда.
- Производится ли перерасчет арендной платы в случае, если вы не можете пользоваться помещением из-за ремонта и обслуживания тех же самых коммуникаций. Как он производится.
- Как происходит текущая эксплуатация (например, ремонт электропроводки и перенос розеток и выключателей, ремонт сантехники). Необходимо ли за это платить, сколько и как (наличные, безналичные, рабочему, предприятию и т. п.).
- Режим работы предприятия. Условия выхода на работу в выходные и праздничные дни. Можно ли работать сверхурочно и круглосуточно.
- Как осуществляются допуск клиентов на территорию и выход их с территории. Какие документы нужны для входа/выхода. Если у вас торгующая организация, то необходимо ли оставлять на проходной дубликат накладной на отпуск продукции. Если необходимо, спросите: «А зачем?» В этом случае администрация получает полную информацию о вашей торговле — обороты, клиенты, величины отгрузок. Хорошо, если им это не надо, а если надо? Если дела у вас пойдут очень хорошо, могут просто так поднять арендную плату. Все равно никуда не денетесь.
- Уточните потенциальные возможности расширения. Вопрос очень важный. Переезд всегда потеря.
- Узнайте, можно ли повесить рекламный щит вашей организации на подъезде к адресу, на фасаде здания, табличку на входе в ваше помещение.
- Есть ли у арендодателя инженер по технике безопасности и ответственный за противопожарную безопасность. Этот персонал может понадобиться и вам. Проще всего взять этих людей на часть ставки к себе, и пусть они заодно решают и ваши вопросы, чем брать отдельного человека.
- Что останется в помещении (мебель, оборудование и т. п.). Возьмут ли с вас за это деньги.
- С кем решаются текущие, эксплуатационные и спорные вопросы.
- Куда девать обычный бытовой мусор. Берут ли за это отдельную плату.
- Есть ли на территории арендодателя организации сходного профиля.
- Откуда происходят подъезд, въезд и выезд грузового и легкового транспорта.
- Где осуществляется стоянка личного автотранспорта, транспорта предприятия и автотранспорта клиентов.
Когда вы будете подбирать помещение для аренды, выясните ситуацию с телефонами. Вам необходимо заранее узнать возможности расширения количества телефонных номеров или линий на срок примерно три года. Если возможности расширения по стационарным телефонам ограничены, с определенного момента придется вводить мобильные. Будьте к этому готовы. Либо ищите другое место для аренды.
Открывая производство, необходимо решить вопросы, связанные с его организацией.
1. Экология. Данный вопрос зависит только от производства. Например, может не оказаться раздельной канализации,
только общесплавная. А для вашего производства необходимо сбрасывать жидкие отходы.
2. Наличие необходимых для производства ресурсов с учетом расширения. Это электроэнергия, вода, пар.
3. Вопросы, связанные с монтажом/демонтажом технологического оборудования.
4. Отдельный учет потребленных ресурсов (счетчики электроэнергии, воды, тепла, пара) на арендуемой площади.
5. Вывоз мусора. Архиважный вопрос.
Что может возникнуть еще, не знаю. Решайте с технологами и инженерами своего производства. Без них, без их личного осмотра объекта аренды решение ни в коем случае не принимайте. Можете арендовать не подходящее для вас помещение.
Обменяйтесь номерами телефонов с ответственным лицом.
Помните, что всегда есть вероятность, что вы что-нибудь забудете спросить и узнаете о какой-нибудь досадной мелочи уже в процессе аренды. Относитесь к этому спокойно. Идеальных вариантов не бывает.
Кроме прямой аренды у собственника попадаются варианты субаренды, т. е. аренды у уже существующего арендатора. При субаренде необходимо письменное разрешение собственника на субаренду. Без него арендовать нельзя. Учтите, что при субаренде риск непродления аренды повышается.
Желательно, чтобы вся полученная информация была отражена письменно. Когда отправляетесь на переговоры по аренде, возьмите этот список с собой. Лучше всего его перепечатать с пробелами для заметок после каждого вопроса. И сразу во время разговора делать пометки. Далее ставите дату разговора, с кем общались и контактную информацию. Не надейтесь на память. Слишком много нужно будет спросить и запомнить. При заключении договора не торопитесь. Читайте внимательно, желательно вдвоем. Все должно быть максимально оговорено в договоре. Что нельзя отразить в официальной части, лучше оформить внутренним соглашением. Меньше будет разногласий, спокойнее жизнь.
Срок субаренды не может превышать срока действия договора аренды. Обратите на это внимание при рассмотрении документов.
Арендодатель при заключении договора может запросить у вас копии документов на регистрацию предприятия, данные на учредителей и генерального директора. Это нормальная распространенная практика. Таким образом приличные арендодатели страхуют себя от неприятностей. Они же отдают вам в пользование свою собственность — рискуют. Кроме того, арендодателю необходимо знать, с кого спрашивать долги и с кем разбираться в случае возникновения серьезных проблем или разногласий. Заранее об этом требовании говорят не всегда. Обычно уже на момент заключения договора аренды. Если не спрашивают, не напоминайте. Спросили — дайте.